Casos reales
No hacemos solo bots. SEGEN construye software que se aplica a lo que tu negocio hace todos los días: contestar clientes, cobrar, cuidar la caja y el inventario, armar la nómina, presentarse a licitaciones o aparecer en Google. Estos son programas funcionando hoy en negocios reales de Colombia, Estados Unidos y Puerto Rico, cada uno resolviendo algo concreto que antes hacía una persona a mano, o que simplemente se perdía.
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Dónde pierde plata un negocio sin darse cuenta
Casi nunca es una pérdida grande y visible. Es una suma de pérdidas pequeñas que nadie mide, y el software bien aplicado las convierte en datos que el dueño sí puede ver.
- La caja y el efectivo: cuando todo depende de la palabra de quien cobra, una diferencia no se puede explicar.
- Los costos y el inventario: platos y productos con precio puesto "a ojo" y existencias que se agotan sin aviso.
- Los clientes que escriben y nadie contesta: la consulta de las once de la noche se enfría y se va con otro.
- El trabajo manual que se repite todos los meses: planillas, informes, búsquedas de un dato en un archivo.
- La visibilidad: un negocio bueno que no aparece cuando alguien lo busca en Google.
Un programa que sirve de verdad no repite un menú. Va a los datos del negocio, los busca y devuelve la respuesta real: un número de guía devuelve el estado del envío, una cédula devuelve la etapa del proceso, una placa devuelve la hora de entrada y lo que se debe cobrar. Esa es la línea que separa una automatización de verdad de un contestador con adornos.
Bot de WhatsApp que consulta tus datos — Cargo Express
El problema: una transportadora recibe todo el día la misma pregunta: dónde va mi envío. Cada una obliga a alguien a parar lo que está haciendo, buscar la guía y contestar.
- El cliente escribe el número de guía por WhatsApp y el bot le responde el estado real del envío.
- Funciona a cualquier hora, incluidos domingos y festivos, sin que nadie del equipo esté conectado.
- El sitio web tiene además su propio asistente con inteligencia artificial, que guarda cada conversación para poder revisarla después.
Lo que cambió: nadie del equipo vuelve a buscar una guía a mano. Conoce el bot de WhatsApp con IA.
Bot de WhatsApp para abogados — ACOPRES, Bogotá
El problema: una firma especializada en contrato realidad, que recupera prestaciones de quienes trabajaron por prestación de servicios. Su modelo es primera consulta gratis y honorarios de éxito, así que reciben muchas consultas y solo algunas se vuelven caso.
- El bot explica qué es el contrato realidad y si la persona tiene o no un caso, con el libreto que la firma aprobó.
- Califica al que escribe y le pasa al abogado solo la consulta que sí vale la pena atender.
- El cliente ya vinculado escribe su número de cédula y el bot le dice en qué etapa va su proceso, leyendo el propio archivo de casos de la firma.
Lo que cambió: dejó de llegar la llamada de «¿cómo va lo mío?», sin dejar de responderla.
Bot bilingüe para escuelas de aviación — AeroService Flight Training, Miami
El problema: una escuela de aviación en Miami que capta estudiantes internacionales con publicidad. Las consultas llegan de Latinoamérica y de África, a cualquier hora y en dos idiomas.
- El bot atiende en inglés y en español, y responde en el idioma en que le escriben.
- Explica el programa de vuelo, los requisitos y la conversión de licencias extranjeras.
- Envía el folleto en el idioma correcto, sin que nadie lo adjunte.
- Avisa por Telegram a la asistente cuando la conversación es de un estudiante con intención real.
- Montado con coexistencia: la escuela conservó su número de siempre, con sus contactos y su historial.
Lo que cambió: el estudiante que escribe de madrugada desde otro continente recibe respuesta completa en su idioma, en ese momento.
Agendamiento de citas por WhatsApp — VIP Medical Group, Puerto Rico
El problema: un centro médico donde las citas se agendaban por teléfono en horario de oficina, y donde el paciente que no se presenta deja la agenda vacía sin aviso.
- Asistente por WhatsApp que agenda citas a cualquier hora, conectado con la agenda real del centro.
- Recordatorios automáticos antes de la cita y opción de reagendar sin llamar.
- Marca del paciente que no asistió, para poder hacerle seguimiento.
- Integrado con el calendario, los pagos y las notificaciones que ya usaba la clínica.
Lo que cambió: agendar dejó de depender de que alguien conteste el teléfono.
Bot que contesta cotizaciones — Oilfilm
El problema: quien pide una cotización quiere el precio ya. Si escribe fuera de horario o el equipo está ocupado, la respuesta tarda, el interés se enfría y el pedido se va con quien contestó primero.
- El bot atiende las solicitudes de cotización en el momento en que llegan, a cualquier hora.
- El equipo deja de contestar la misma pregunta una y otra vez y se dedica a cerrar.
Lo que cambió: la persona que pide una cotización recibe respuesta al instante, sin esperar a que alguien esté libre. Conoce el bot de WhatsApp con IA.
Bot que contesta cotizaciones — QR Construcciones
El problema: en construcción casi todo empieza con «¿cuánto me cuesta?». Cada consulta sin respuesta rápida es una obra que puede terminar en manos de otra constructora.
- El bot responde las solicitudes de cotización apenas llegan, sin depender de que alguien esté conectado.
- El equipo atiende primero a quien ya está interesado en serio.
Lo que cambió: las cotizaciones se contestan en el momento y no se pierde la primera impresión. Conoce el software de presupuestos de obra.
Software POS para restaurantes con costeo — MAO Asian House
El problema: un restaurante de comida asiática que necesitaba saber, plato por plato, cuánto le costaba de verdad cada receta y en qué se le estaba yendo el inventario.
- Punto de venta completo funcionando sin internet: salón, caja, comandas a cocina, preventa y factura.
- Costeo real de cada plato con los precios de los ingredientes, para poner precios con números y no a ojo.
- Kárdex de inventario con ajuste de existencias y alertas de agotamiento.
- Ventas por familia de plato exportables a Excel: se puede mirar solo gyozas, o solo pad thai, y ver cuál sostiene el negocio.
Lo que cambió: el dueño pasó de calcular márgenes por intuición a verlos por receta. Es el mismo programa que hoy se vende como SEGEN POS. Conoce el software POS para restaurantes.
Software para parqueaderos con control de caja — Parqueadero Santa Lucía
El problema: en un parqueadero la plata entra en efectivo, de a poco y a toda hora. El cajero ve cuánto hay en caja y sabe cuánto podría faltar sin que se note. Es el punto ciego de ese negocio: si el control depende de la palabra de quien cobra, una diferencia de caja no se puede explicar.
- Registro de la placa y la hora de entrada, con cobro por el tiempo exacto a la salida: nada se cobra «a ojo».
- Informe cifrado que le llega al dueño y que el cajero no puede modificar ni borrar.
- Control aparte de convenios y mensualidades, con su tarifa acordada.
- Historial completo de cada vehículo que entró y salió.
Lo que cambió: la plata que entrega el cajero tiene que cuadrar con la que reporta el sistema. Cuadra o no cuadra, y el dueño lo ve sin depender de nadie. Conoce el software para parqueaderos y lavaderos.
Plataforma para agentes de seguros: nómina y PILA — Segurini
El problema: una agencia de seguros en Bogotá con cerca de veinte asesores repartidos, que armaba la planilla PILA a mano cada mes y donde el director no tenía cómo ver qué estaba haciendo cada uno.
- Archivo plano de PILA generado según la Resolución 2388, listo para subir al operador.
- Dígito de verificación del NIT calculado, que es donde se cae la mayoría de los archivos rechazados.
- Plataforma web: cada asesor entra desde donde esté, con las empresas que tiene a cargo.
- Panel aparte para el director, con la vista completa de la operación.
- Alertas por Telegram de lo que necesita atención.
Lo que cambió: la planilla dejó de armarse a mano y el director dejó de preguntar en qué iba cada quien. Conoce la plataforma de nómina y PILA.
Cotizador de seguros en la web — Segurini
El problema: la misma agencia quería que una persona pudiera comparar planes de salud desde el celular, sin esperar a que un asesor le devolviera la llamada, y que cada interesado llegara con sus datos completos.
- Cotizador por pasos que compara planes de Colmédica, AXA Colpatria, Seguros Bolívar y más, según edad, ciudad y tipo de afiliación.
- Cada solicitud queda guardada en un panel de leads y avisa por correo, con botón directo para escribirle a la persona por WhatsApp.
- También cotiza hogar, vehículo y vida.
- Sitio en español con posicionamiento local para Bogotá.
Lo que cambió: la persona llega con su cotización en la mano y el asesor con sus datos completos. Conoce el cotizador automático.
Software para licitaciones públicas (SECOP) — PROCIVIN
El problema: un grupo de constructoras y consultores que participa en licitaciones del Estado y necesitaba saber, antes de gastar tiempo, a cuáles procesos podía presentarse y por qué. Revisar cientos de procesos a mano es lento y se pierde lo importante.
- Rastrea los procesos publicados y filtra solo los que corresponden a la experiencia de cada socio.
- Calcula la capacidad residual (K) y revisa los indicadores financieros de cada aliado a partir de sus RUP.
- La inteligencia artificial lee el pliego y explica qué obras de su experiencia recomienda, y por qué esas y no otras.
- Exporta a Excel con el objeto completo y lleva el registro de certificaciones para procesos futuros.
Lo que cambió: el ingeniero ya no revisa a mano cientos de procesos; ve primero los que sí le sirven y entiende el porqué. Conoce el software para licitaciones.
Diseño web y SEO para agentes inmobiliarios — Olga Bernal Realtor, Kissimmee
El problema: una agente de bienes raíces que atiende a compradores hispanos en Orlando y Kissimmee y necesitaba un sitio propio para que la encuentren en Google y le escriban directo, en vez de depender solo de las redes sociales.
- Sitio completo en español, pensado para el comprador hispano que busca casa en Florida.
- Preguntas frecuentes con las dudas reales de quien compra su primera vivienda en Estados Unidos.
- Formulario de contacto y WhatsApp directo a ella.
- Posicionamiento local (SEO) para aparecer cuando busquen una agente en Kissimmee y Orlando.
- Servicio completo de SEGEN: diseñamos el sitio, lo escribimos en español y lo dejamos preparado para Google.
Lo que cambió: ya recibe llamadas de compradores que la encontraron a través de su página web.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evita un software de parqueadero las diferencias de caja?
Registra la placa y la hora de entrada de cada vehículo y calcula el cobro por el tiempo exacto. Además genera un informe cifrado que llega al dueño y que quien atiende la caja no puede modificar ni borrar. Así, el dinero entregado debe coincidir con el que reporta el sistema.
¿Un bot de WhatsApp puede consultar los datos de mi negocio?
Sí. En vez de repetir un menú, el bot recibe un dato (una guía, una cédula, una referencia), lo busca en la base del negocio y responde con el resultado real, a cualquier hora.
¿El punto de venta para restaurantes funciona sin internet?
Sí. El punto de venta de SEGEN trabaja en el salón, la caja y la cocina sin depender de la conexión, y calcula el costo real de cada plato con los precios de los ingredientes.
¿Se puede pagar en cuotas o por alquiler mensual?
Sí. Hay compra, cuotas o alquiler mensual, y te armamos la cotización según tu negocio.
¿Mi negocio necesita software a la medida o uno que ya exista?
Depende de lo que haga tu equipo a mano todos los días. Cuéntanos cómo trabajas y te decimos si ya tenemos un programa que lo resuelve o si conviene construirlo. Si no tiene sentido, te lo decimos de frente.
¿Qué hace tu equipo a mano todos los días?
Una guía, una cédula, una placa, un número de pedido, una planilla, un proceso de contratación. Si tu equipo pasa el día buscando o armando lo mismo, eso se automatiza.
Cuéntanos cómo trabajas y te decimos en la reunión si tiene sentido o no. Si no lo tiene, te lo decimos de frente.
Hablemos
Compra, cuotas o alquiler mensual. Te armamos la cotización según tu negocio.
